1. PREMESSA

Il presente Regolamento di Certificazione del Personale descrive le attività previste dal Sistema di gestione ICEP per la certificazione del personale e le conseguenti modalità per il mantenimento nel tempo di tale certificazione.

Chiunque può fare richiesta di certificazione, l’ottenimento ed il mantenimento nel tempo, è subordinato alla capacità di dimostrare il possesso dei requisiti previsti dallo Schema di Certificazione prescelto e, se ve ne fossero, ai requisiti normativi obbligatori per quella figura professionale.

La certificazione del personale (cioè della figura professionale e, quindi, delle sue competenze e/o abilità) costituisce garanzia a chiunque fosse interessato a questa o quella particolare figura professionale.

Il Richiedente la certificazione può essere chiunque, senza discriminazioni di alcun genere, a meno che lo stesso sia sottoposto a provvedimenti e/o restrizioni da parte dell’Autorità che impediscano di fatto l’esercizio dell’attività per la quale si è intenzionati a fare richiesta.

L’accettazione della Richiesta di Certificazione del Personale è subordinata alla valutazione e alla decisione insindacabile di ICEP.

ICEP non eroga alcun servizio di consulenza né attività di formazione e/o addestramento che vada in conflitto di interessi con l’attività di certificazione del personale.

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente Regolamento di Certificazione descrive tutte le modalità adottate da ICEP per valutare la conformità del Richiedente allo Schema di Certificazione prescelto, la successiva concessione della certificazione con il conseguente inserimento del Richiedente nel Registro del Personale Certificato. Il presente Regolamento è vincolante per entrambe le Parti (ICEP e il Richiedente la certificazione) che si impegnano al totale rispetto di tutto quanto in esso previsto. Con la sottoscrizione della Richiesta di Certificazione del Personale il presente Regolamento si intende integralmente accettato senza esclusione alcuna.

Il presente Regolamento definisce inoltre modalità di valutazione e condizioni per la concessione, sorveglianza, estensione, riduzione, sospensione, revoca e rinuncia della certificazione del personale.

ICEP si impegna a rendere pubblica ogni modifica al presente Regolamento di Certificazione attraverso il proprio sito web e/o con comunicazioni dirette a mezzo mail, a tutte le persone inserite nel Registro del Personale certificato.

ICEP è impegnato costantemente nella ricerca e sviluppo di nuovi Schemi di Certificazione interagendo in maniera continuativa con ogni parte interessata al reperimento di personale qualificato e con competenze certificate. 

2. DOCUMENTI DI RIFERIMENTO E DEFINIZIONI

Documenti di riferimento, norme nazionali/internazionali volontarie e non  e definizioni sono richiamati:

• nel Manuale di Gestione ICEP
• negli Schemi di Certificazione ICEP
• documenti interni 00. R_DOC.

3. CONDIZIONI PER LA CONCESSIONE ED IL MANTENIMENTO DELLA CERTIFICAZIONE

Chiunque, senza discriminazione alcuna per nazionalità, sesso, religione, razza e orientamento politico, può presentare Richiesta di Certificazione che, se accettata da ICEP, può accedere ai servizi di certificazione del personale da parte di ICEP. 

Per ottenere e mantenere nel tempo la certificazione, il Richiedente deve:

1. individuare e rispettare tutti i requisiti (anche cogenti) specificati nello Schema di Certificazione prescelto;
2. in relazione allo Schema di Certificazione prescelto fornire ad ICEP ogni informazione e/o documento ritenuti necessari per il corretto svolgimento della attività di valutazione della conformità finalizzata alla certificazione ed al mantenimento nel tempo della certificazione del personale richiesta;
3. rispettare, anche nel tempo, tutto quanto previsto dallo Schema di Certificazione prescelto;
4. mantenere per tutto il periodo di validità della propria certificazione le condizioni che ne hanno permesso la concessione;
5. in presenza di reclami,riferiti allo Schema di Certificazione prescelto, fornire ad ICEP ogni informazione e/o documento necessari per la corretta gestione e risoluzione degli stessi mantenendo un’accurata registrazione;
6. assolvere ad ogni impegno economico preso con ICEP al momento della Richiesta di Certificazione;
7. impegnarsi ad utilizzare i certificati e/o loghi e/o marchi di certificazione ICEP in modo corretto e mai con modalità che possano essere fuorvianti così come prescritto al p.to 15 presente Regolamento;
8. qualora fosse necessario e/o in presenza di deviazioni rispetto alla conformità allo Schema di Certificazione prescelto, attuare ogni eventuale richiesta di azione correttiva di ICEP nel rispetto dei tempi concordati;
9. rispettare in maniera incondizionata il codice deontologico, inserito al p.to 16. del presente Regolamento, letto ed accettato con la sottoscrizione della Richiesta di Certificazione del Personale.

4. PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE

4.1.  Richiesta di Certificazione

Chiunque desideri ottenere la certificazione delle proprie competenze, dopo aver verificato il possesso dei requisiti contenuti nello Schema di Certificazione prescelto, deve farne apposita richiesta scritta ad ICEP, compilando in ogni sua parte la Richiesta di Certificazione, che va datata, firmata e trasmessa ad ICEP, allegando alla stessa copia di tutta la documentazione richiesta.

La sottoscrizione della Richiesta di Certificazione del Personale implica l’accettazione del Listino Prezzi Certificazione del Personale in vigore al momento della richiesta, L’impegno alla riservatezza del presente Regolamento incluso le modalità d’uso di certificati e/o loghi e/o marchi di certificazione e circa i contenuti ed i materiale d’esame, del codice deontologico nonchè dello specifico schema di certificazione richiesto.

Ricevuta la Richiesta di Certificazione ICEP provvede a svolgere un esame preliminare comunicando al Richiedente l’accettazione o il rifiuto con le relative motivazioni e/o eventuali richieste di chiarimenti e/o integrazioni di documentazione.

Qualora il Richiedente ritenga che alcuni punti dello Schema di Certificazione prescelto non siano applicabili o necessitino di interpretazioni, dovrà provvedere a renderlo noto prima di formalizzare la Richiesta di Certificazione illustrando dettagliatamente i motivi.

E’ possibile altresì chiedere il supporto ad ICEP per la corretta compilazione della Richiesta di Certificazione, le modalità sono indicate nel Listino Prezzi Certificazione del Personale.

Scarica qui il modello di Richiesta di Certificazione

4.2. Fase 1: verifica di completezza documentale

Ricevuta la Richiesta di Certificazione completa di tutta la documentazione prevista dallo Schema di Certificazione la funzione competente ICEP avvia la verifica di completezza documentale.

La valutazione documentale viene condotta da ICEP presso la propria sede, nel caso in cui si ravvisi qualche mancanza rispetto alla documentazione prevista viene inviata una formale richiesta a mezzo mail o fax al Richiedente il quale ha 10 gg lavorativi per provvedere all’integrazione pena la decadenza della Richiesta e l’intera fatturazione degli onorari definiti per la valutazione della Richiesta di Certificazione nel Listino Prezzi Certificazione del Personale per lo Schema di Certificazione prescelto.

La completezza e l’adeguatezza della Richiesta di Certificazione del Personale completa di tutta la documentazione allegata è indispensabile per il passaggio alla successiva Fase 2.

ICEP, accertata la completezza della documentazione ricevuta e/o inviata successivamente alla richiesta di integrazione provvede:

1. o a rigettare la Richiesta dandone comunicazione ufficiale a mezzo mail o fax al Richiedente con le relative motivazioni,
2. o ad accettare la Richiesta di Certificazione dandone comunicazione ufficiale a mezzo mail o fax al Richiedente autorizzando così il passaggio alla Fase 2 del processo di certificazione.

Nel caso di rigetto della Richiesta di Certificazione ICEP provvede comunque a fatturare l’intero onorario previsto dal Listino Prezzi Certificazione del Personale in vigore relativo allo Schema di Certificazione prescelto.

Il Richiedente in caso di rigetto della Richiesta di Certificazione può chiedere di riesaminare la propria posizione esponendo in maniera dettagliata le motivazioni della richiesta di riesame. Se le motivazioni sono giudicate accettabili ICEP provvede alla rivalutazione della Richiesta di Certificazione confermando o modificando la decisione presa con le stesse modalità sopra indicate. In quest’ultimo caso la decisione è inappellabile.

4.3. Fase 2: valutazione e verifica delle competenze

La Fase 2 di verifica è effettuata sotto la diretta responsabilità del CPR che delega l’Esaminatore. L’Esaminatore assegnato da ICEP provvede al completamento di tutte le fasi di verifica e valutazione delle competenze del Richiedente. 

E’ l’Esaminatore che conferma l’applicabilità dello Schema di Certificazione richiesto ed il grado (o livello) laddove lo Schema di Certificazione prescelto preveda 2 o più gradi di certificazione.

Questa fase consiste nella verifica, a cura dell’Esaminatore, della veridicità di tutte le informazioni contenute nella Richiesta di Certificazione e nei documenti allegati attraverso interviste telefoniche o “de visu” con Istituti, Università, organizzazioni, aziende, enti e/o organismi, ecc. o anche attraverso ricerche personali e/o intervistando direttamente il Richiedente con un campionamento significativo e che dovrà essere giudicato tale anche dal Reviewer nella fase di verifica e ratifica del parere espresso dall’Esaminatore incaricato al termine di tutto l’iter prima dell’emissione della certificazione stessa.

La documentazione di riferimento per la conduzione di questa fase è composta dallo Schema di Certificazione prescelto e, se applicabile, da norme, regolamenti e leggi nazionali, europee ed internazionali.

Il Richiedente con la presentazione della propria Richiesta di Certificazione accetta ed autorizza il personale incaricato da ICEP a contattare organizzazioni e/o persone citate nella documentazione fornita per accertare la veridicità, la conformità e la congruità di quanto dichiarato con i requisiti specificati nello Schema di Certificazione prescelto.

Lo scopo di questa fase, oltre ad accertare la veridicità delle informazioni sul Richiedente, è quello di procedere alla valutazione vera e propria delle competenze attraverso la raccolta dei feedback da ciascun intervistato. Tutta questa attività di verifica e valutazione delle competenze del Richiedente è registrata in appositi spazi nella stessa Richiesta di Certificazione che diventa anche il documento per la valutazione e concessione della certificazione delle competenze. Al termine di questo processo di valutazione l’Esaminatore può o esprimere parere positivo all’emissione del Certificato delle Competenze del Personale con il relativo livello o grado (se previsto dallo Schema di Certificazione) o effettuare indagini supplementari attraverso una verifica a mezzo esame scritto e/o orale. 

4.3.1. Esame e verifica delle competenze

La verifica delle competenze con esame è parte integrante della Fase 2 del processo di certificazione ed è condotta dall’Esaminatore assegnato in presenza di personale ICEP avente funzione di sorvegliante (Witness).

La verifica con esame ha lo scopo di valutare la capacità del candidato di saper utilizzare conoscenze e abilità specifiche definite nello Schema di Certificazione prescelto.

L’esame è condotto dall’Esaminatore assegnato da ICEP alla Richiesta essendo competente nello specifico campo oggetto d’esame oltre ad avere specifica esperienza nella conduzione e gestione di percorsi formativi almeno similari a quelli previsti dallo Schema di Certificazione in questione. Oggetto d’esame sarà la documentazione di riferimento dello Schema di Certificazione prescelto, norme tecniche, regolamenti e/o leggi nazionali, europei ed internazionali richiamate dallo Schema di Certificazione prescelto. Lo scopo è quindi accertare l’esperienza e le reali competenze acquisite in relazione alla Richiesta di Certificazione presentata.

L’esame è diviso in due parti: una scritta ed una orale. La prova scritta consiste nello svolgimento di un test composto da venti domande (che comporta l’assegnazione di un punto per ogni risposta esatta) a copertura di tutti i requisiti dello Schema di Certificazione prescelto. La prova orale, che viene svolta nello stesso momento immediatamente dopo la correzione del test scritto, consiste invece in un colloquio con l’Esaminatore assegnato al fine di accertare la reale competenza del Richiedente la certificazione. L’esame può essere sostenuto sia in aula presso le sedi indicate da ICEP o in remoto con modalità video (es. WEB CONFERENCE  video) e sempre alla presenza di personale sorvegliante ICEP (Witness) oltre l’Esaminatore. Il Sorvegliante o Witness ha sia il compito di garantire che nessun comportamento sia messo in atto da parte dell’Esaminatore che possa essere pregiudizievole dell’indipendenza e dell’imparzialità di ICEP sia di effettuare il monitoraggio dell’Esaminatore stesso oltre che delle condizioni e dei criteri di gestione del singolo esame. Registrazioni delle attività di monitoraggio di Esaminatore e dei criteri di gestione dell’esame sono formalizzate sul Test d’esame. Ogni parte d’esame (scritta ed orale) prevede un punteggio espresso in ventesimi, è possibile accedere alla parte orale soltanto se il Richiedente la certificazione consegue un punteggio minimo pari almeno a 14/20. L’esame orale è condotto dall’Esaminatore assegnato che dovrà accertare la competenza del Richiedente la certificazione in relazione allo Schema di Certificazione prescelto attraverso la formulazione di 4 domande che privilegino la discussione di casi pratici e/o argomenti legati ad eventuali errori commessi dal Richiedente la certificazione nel Test scritto. La prova orale da diritto ad un massimo di 20 punti (massimo 5 punti per ciascuna domanda) che vengono assegnati dall’Esaminatore al termine della prova orale.  L’esame, nel suo complesso, si intende superato se il Richiedente la certificazione consegue un punteggio minimo pari almeno a 14/20 derivante dalla media aritmetica delle due prove sostenute. 

Lo svolgimento dell’esame ed i risultati della valutazione sono documentati in modo chiaro ed appropriato, a cura e carico dell’Esaminatore, nella Parte 2 – Esame e Verifica delle Competenze della Richiesta di Certificazione unitamente ad una registrazione sintetica dell’intero esame.

Il Richiedente che deve sostenere l’esame orale non ha la possibilità di ricusare l’Esaminatore e/o altri eventuali membri della commissione di esame (come ad esempio i sorveglianti o Witness) salvo validi e documentati motivi.

Il Richiedente la certificazione delle competenze non ha altresì la possibilità di non accettare la presenza di personale inviato dall’Organismo di accreditamento se questo è richiesto da ICEP.

Il Richiedente la certificazione, accettando questo regolamento, si impegna a non divulgare anche parzialmente, il contenuto dell’esame sia scritto che orale (materiale, informazioni, procedure o altro) in quanto questo è da considerarsi riservato e di esclusiva proprietà di ICEP. 

L’esame (scritto ed orale) potrà essere svolto in due modalità:

1. In Aula: il Richiedente concorda con l’Esaminatore data, ora e luogo per lo svolgimento dell’esame (riportati dall’Esaminatore stesso negli appositi spazi della Richiesta di Certificazione che avrò la responsabilità di informare ICEP per l’assegnazione del Sorvegliante o Witness). L’esame potrà essere svolto o presso la sede ICEP (pienamente rispondente ad ogni requisito in materia di salute e sicurezza) o presso strutture adeguate (centro congressi o hotel) preventivamente approvate da ICEP in relazione ai requisiti di salute e sicurezza e di idoneità all’uso (tenendo conto eventuali richieste di assistenze speciali eventualmente pervenute). Pertanto l’aula deve avere condizioni adeguate in relazione a temperatura, illuminazione e rumore oltre ad essere uno spazio adeguato per garantire la separazione tra i candidati e la loro sicurezza. L’esame potrà essere svolto anche in presenza di un solo Richiedente.
2. In modalità video-WEB CONFERENCE : il Richiedente concorda con l’Esaminatore data ed ora per lo svolgimento dell’esame (riportati dall’Esaminatore stesso negli appositi spazi della Richiesta di Certificazione che avrò la responsabilità di informare ICEP per l’assegnazione del Sorvegliante o Witness) accertandosi del perfetto funzionamento dell’account WEB CONFERENCE  e della linea necessaria al collegamento. Nel caso di malfunzionamento e/o in presenza di problemi tecnici Esaminatore e Candidato concordano una nuova data ed ora per lo svolgimento della prova d’esame, come da apposita procedura prevista.

L’Esaminatore in luogo, data ed ora concordata procede all’effettuazione dell’esame nel rispetto dei criteri definiti da ICEP per la gestione degli esami ed in particolare:

• si assicura del rispetto di ogni requisito in materia di salute e sicurezza nel luogo in cui si appresta a svolgere l’esame (in caso di modalità video-WEB CONFERENCE  si accerta che il Richiedente sia nelle medesime condizioni e che abbia nelle disponibilità un collegamento/linea efficace che supporti lo scambio di documenti in tempo reale ed un collegamento video sempre attivo – dovrà infatti mantenere evidenza del collegamento effettuato);
• presenta la commissione d’esame (Esaminatore/i e Sorvegliante/i);
• verifica che ogni eventuale necessità di assistenza speciale preventivamente richiesta sia soddisfatta;
• illustra le modalità di selezione casuale delle domande d’esame tutte estratte dalla direzione ICEP da un unico documento master e rese disponibili soltanto ora, al momento quindi dello svolgimento dell’esame allo scopo di evitare ogni comportamento fraudolento da parte di chiunque;
• illustra le modalità di conduzione delle prove d’esame (scritta ed orale) ed i criteri di superamento delle stesse;
• illustra le fasi successive il superamento dell’esame prima dell’eventuale emissione del Certificato di Competenza cosi come le modalità per il mantenimento attivo dello stesso;
• ammonisce tutti i partecipanti circa l’impossibilità di mantenere copia del test d’esame (in caso di modalità video-WEB CONFERENCE  si accerta della cancellazione / distruzione del test inviato) al termine dell’esame stesso;
• ammonisce tutti i partecipanti circa il fatto che non è possibile la consultazione tra partecipanti l’esame e gli unici documenti ammessi sono le norme tecniche richiamate dallo Schema di Certificazione.

4.4. Valutazione indipendente del Reviewer Certificazione

L’attività di valutazione e ratifica viene svolta dal Reviewer Certificazione di ICEP (sotto sorveglianza del CPR).

Il controllo sull’attuazione della sorveglianza spetta direttamente alla Direzione di ICEP, la quale è inoltre competente per l’esame dei ricorsi inerenti l’attività di certificazione secondo le modalità previste dal presente Regolamento.

Il Reviewer Certificazione IEP ratifica o meno la proposta dell’Esaminatore dopo aver esaminato l’intera documentazione del processo di verifica e valutazione delle competenze. 

Con la ratifica il Reviewer Certificazione autorizza l’emissione del Certificato di Competenza del Richiedente in conformità allo Schema di Certificazione prescelto e al relativo grado/livello ove previsto.

Il Reviewer Certificazione può inoltre prendere provvedimenti nei confronti del Richiedente anche durante questa fase a seguito di segnalazioni accertate provenienti dal mercato non ratificando il parere espresso dall’Esaminatore assegnato e richiedendo allo stesso verifiche supplementari.

4.5. Risultanze

Le risultanze di tutte le fasi di verifica e valutazione (Fase 1 e Fase 2) condotte dall’Esaminatore e di valutazione indipendente condotta dal Reviewer Certificazione fin qui descritte sono riportate negli appositi spazi nella stessa  Richiesta di Certificazione che, unitamente a tutta la documentazione allegata e ad ogni corrispondenza intercorsa con il Richiedente, è conservata esclusivamente in forma elettronica per un periodo pari almeno a 5 anni. Backup di sicurezza, utilizzando anche società esterne specializzate, vengono sistematicamente effettuati.

4.6. Concessione della certificazione delle competenze

Il Reviewer Certificazione di ICEP decide quindi il rilascio della certificazione al Richiedente sulla base dei risultati della verifica e valutazione anche attraverso esame orale  e dopo aver esaminato la Richiesta di Certificazione e l’intero dossier dei documenti allegati.

Il Reviewer Certificazione concede la certificazione soltanto se il risultato della verifica e valutazione del possesso dei requisiti (e, ove previsto, del superamento dell’esame) previsti dallo Schema di Certificazione prescelto ha dato esito positivo.

L’ottenimento della certificazione con il relativo livello/grado ove previsto viene comunicata da ICEP al Richiedente unitamente alla fattura a saldo di tutti gli onorari previsti dal Listino Prezzi Certificazione del Personale in vigore. Il Richiedente soltanto saldando ogni spettanza di ICEP accetta la certificazione proposta con il relativo livello/grado se previsto dallo Schema di Certificazione prescelto.

Concessa la certificazione del Richiedente viene emesso e registrato il Certificato di Competenza e la persona viene inserita nel Registro del personale certificato ICEP per lo Schema di Certificazione di competenza. Tale informazione da questo momento diventa pubblica e viene comunicata da ICEP alle parti interessate nei modi ritenuti di volta in volta più opportuni.

Unitamente al Certificato di Competenza viene inviato alla persona certificata il logo e/o marchio di certificazione di ICEP in formato elettronico per i cui usi si rimanda al p.to 15. del presente Regolamento.

La decisione del Reviewer Certificazione viene successivamente portata a conoscenza e ratificata dal Comitato di Indipendenza ed Imparzialità di ICEP che periodicamente – almeno una volta l’anno – si riunisce allo scopo.

In caso di diniego al rilascio del Certificato di Competenza vengono comunicate immediatamente a mezzo mail o fax al Richiedente la certificazione le motivazioni e/o le azioni da intraprendere per eliminare le cause che hanno portato a tale decisione da parte del Comitato di Certificazione unitamente alla fattura a saldo di tutti gli onorari previsti dal Listino Prezzi Certificazione del Personale in vigore. Il Richiedente ha 10 gg lavorativi per chiedere di ri-esaminare il proprio dossier esponendo dettagliatamente le motivazioni della propria richiesta di ri-esame allegando tutta la documentazione ritenuta opportuna per supportare le proprie argomentazioni. A fronte di tale richiesta il Reviewer Certificazione di ICEP riesamina e conferma o modifica la decisione presa. In mancanza di richiesta di ri-esame da parte del Richiedente nei tempi e modi previsti o di comunicazione di conferma della decisione presa il Richiedente non può avanzare ulteriori richieste ed è tenuto al saldo delle spettanze previste e fatturate.

La certificazione delle competenze rilasciata ha una validità di TRE anni dalla data dell’emissione ed è soggetta ad attività di sorveglianza annuale in corrispondenza delle scadenze annuali intermedie. Al termine del triennio di validità è necessario compilare ed inviare nuovamente la Richiesta di Certificazione, nelle modalità specificate al p.to 4.1 e soltanto per le parti necessarie (anagrafica, registrazione attività relative soltanto all’ultimo triennio), del presente Regolamento prima della scadenza del Certificato di Competenza, l’iter di valutazione e concessione del rinnovo è esattamente quello fin qui descritto con la sola differenza che l’esame scritto e/o orale di cui al p.to 4.3.1 – laddove previsto dalla Schema di Certificazione prescelto –  viene ri-effettuato soltanto nel caso di nuova edizione delle norme di riferimento. 

5. MANTENIMENTO E SORVEGLIANZA

Durante l’intero periodo di validità del Certificato di Competenza rilasciato, ICEP condurrà attività di controllo e monitoraggio allo scopo di verificare il mantenimento della conformità a tutti i requisiti dello Schema di Certificazione prescelto. Nella fattispecie il Reviewer Certificazione verifica il rispetto dei requisiti fissati dallo Schema di Certificazione attraverso indagini personali (es. verifica utilizzo in maniera impropria di certificato e marchi, assenza di reclami o comportamenti non deontologicamente corretti), analisi documenti (attestati di formazione e/o dichiarazioni fornite) e/o attraverso contatto diretto con imprese dove risultano effettuai audit e strutture di formazione. 

Qualora, durante il periodo di validità, emergessero degli scostamenti rispetto ai requisiti definiti dallo Schema di Certificazione, la persona certificata ICEP deve definire un piano con le modalità di trattamento delle stesse e le relative azioni da intraprendere impegnandosi ad attuarle entro i tempi concordati con ICEP.

Il Reviewer Certificazione di ICEP valuterà l’applicabilità e l’efficacia di tali azioni. Il mancato rispetto degli impegni comporterà la sospensione temporanea o la revoca del Certificato di Competenza emesso. In tale situazione ICEP provvederà ad inviare comunicazione scritta, anche a mezzo mail, della sospensione o della revoca.

6. MODIFICA, ESTENSIONE E/O RIDUZIONE DELLA CERTIFICAZIONE DELLE COMPETENZE CONCESSA 

In qualsiasi momento il personale certificato ICEP può richiedere di modificare e/o estendere e/o ridurre la certificazione delle proprie competenze. Allo scopo è necessario compilare la Richiesta di Certificazione nelle parti necessarie ed inviarla ad ICEP allegando la documentazione aggiuntiva applicabile atta ad oggettivare il possesso dei requisiti / delle competenze previste dallo Schema di Certificazione prescelto per il grado/livello richiesto.

Ricevuta la Richiesta da parte del personale certificato, ICEP svolge le attività di verifica secondo le modalità precedentemente descritte, a conclusione delle quali comunica se la modifica e/o l’estensione e/o la riduzione richiesta può essere concessa.

Nei due mesi precedenti la scadenza annuale del Certificato di Competenza il personale certificato ICEP è tenuto ad inviare un’autodichiarazione circa il possesso di tutti i requisiti per il mantenimento annuale della propria certificazione delle competenze elencandoli nel dettaglio e indicando i riferimenti esatti per permettere ad ICEP una verifica circa la veridicità della dichiarazione prodotta. La riduzione della certificazione, quando non richiesta espressamente dal personale certificato, viene quindi decisa (e comunicata per iscritto anche a mezzo mail) da ICEP nel caso in cui venga rilevata evidenza di non raggiungimento dei requisiti previsti dal proprio Schema di Certificazione per il proprio grado/livello durante le attività di sorveglianza annuale.

Quindi nel caso in cui la persona certificata all’atto della sorveglianza annuale non abbia ancora raggiunto i requisiti previsti dall’apposito Schema di Certificazione per il grado/livello posseduto il Reviewer Certificazione può decidere una riduzione temporanea della certificazione rilasciata con il ripristino della stessa al conseguimento / raggiungimento dei requisiti previsti per il mantenimento annuale. In tale situazione ICEP provvederà ad inviare comunicazione scritta, anche a mezzo mail.

Per effetto della riduzione di una certificazione la persona certificata è tenuta a:

• restituire l’originale del certificato delle competenze, ovvero
• nel caso di riduzione temporanea, non usare la certificazione e/o logo e/o marchio di certificazione nel periodo di riduzione,
• eliminare i documenti che fanno riferimento alla certificazione in corso di validità con il grado specifico prima della riduzione,
• non utilizzare la certificazione al di fuori dell’ambito specificato nel certificato successivo alla riduzione.

6.1. Modifica di norme, linee guida, regolamenti e leggi nell’ambito di Schemi di Certificazione in uso 

Ogni modifica sostanziale dello stato professionale e/o giuridica del personale certificato ICEP che impatti con quanto previsto dal presente Regolamento e/o con lo specifico Schema di Certificazione, deve essere comunicata ad ICEP, la Direzione deve riesaminare la pratica per valutare la situazione e decidere eventuali azioni, di concerto con il Reviewer Certificazione, ove previsto. A fronte della modifica di norme, linee guida, documenti prescrittivi emessi dall’organismo di accreditamento, direttive, regolamenti e leggi nell’ambito degli Schemi di Certificazione ICEP attivi il Responsabile del Sistema di Gestione deve riesaminare ogni documento su cui la variazione intervenuta possa impattare e mettere in atto le opportune azioni per recepire ogni variazione intervenuta in accordo a quanto previsto dal sistema di gestione ICEP.

Nei casi in cui le modifiche impattano con il personale certificato, ICEP provvederà ad inviare comunicazione scritta, anche a mezzo mail in relazione alle stesse.

Se è previsto un periodo transitorio per il recepimento da parte di ICEP delle modifiche intervenute la Direzione potrà utilizzare l’intero periodo per recepirle integralmente ed attuare ogni azione conseguente.

Il personale certificato a fronte delle modifiche di cui sopra deve adeguarsi e recepire tutti i requisiti modificati nei tempi e nei metodi ritenuti opportuni e/o previsti.

Nel caso in cui il personale certificato decida di non adeguarsi ai requisiti modificati sarà applicato quanto previsto ai p.ti 6. e 9.

7. VALIDITA’ E RINNOVO DEL CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE

La validità del Certificato delle Competenze è legata alla validità del Contratto di Certificazione ed al rispetto di quanto previsto dal presente Regolamento e dallo specifico Schema di Certificazione e/o dalle norme e/o leggi in esso richiamate.

Il Contratto di Certificazione ha una validità triennale e decorre dalla data di invio della Richiesta di Certificazione debitamente sottoscritta e si intende tacitamente rinnovato alla scadenza di ogni periodo di validità della certificazione (3 anni) per un ugual periodo se non perviene espressa disdetta/rinuncia alla certificazione a mezzo mail o fax da una delle parti entro i tre mesi precedenti la scadenza triennale della certificazione delle competenze concessa da ICEP.

In mancanza di situazioni che possano portare alla sospensione o all’annullamento della certificazione, così come previsto dal p.to 9. del presente Regolamento, alla scadenza triennale il personale certificato è tenuto ad inviare la Richiesta di Certificazione compilata nelle parti necessarie ed inviarla ad ICEP allegando la documentazione aggiuntiva applicabile atta ad oggettivare il possesso dei requisiti / delle competenze previste dallo Schema di Certificazione prescelto per il grado/livello richiesto relativamente al rinnovo triennale.

Ricevuta la Richiesta da parte del personale certificato, ICEP svolge le attività di verifica e valutazione secondo le modalità precedentemente descritte al p.to 4. del presente Regolamento, a conclusione delle quali comunica a mezzo mail se il rinnovo della certificazione può essere concesso.

Laddove la figura designata da ICEP abbia dubbi circa il mantenimento dei requisiti del Candidato (esempio: formazione effettuata e/o qualità degli audit effettuati) nel triennio trascorso può richiedere al Candidato di sostenere nuovamente l’esame in accordo alle modalità previste dal presente Regolamento.

L’ottenimento del rinnovo della certificazione con il relativo livello/grado ove previsto viene comunicata da ICEP al Richiedente unitamente alla fattura a saldo di tutti gli onorari previsti dal Listino Prezzi Certificazione del Personale in vigore. Il Richiedente soltanto saldando ogni spettanza di ICEP accetta il rinnovo della certificazione proposto con il relativo livello/grado se previsto dallo Schema di Certificazione prescelto.

Accettato il rinnovo della certificazione dal personale certificato viene emesso e registrato il Certificato di Competenza ed ICEP provvede ad aggiornare i dati della persona già presente nel Registro del personale certificato ICEP per lo Schema di Certificazione di competenza con il livello/grado posseduto.

8. RICHIESTA DI TRASFERIMENTO CERTIFICAZIONE DA ALTRI ORGANISMI DI CERTIFICAZIONE DEL PERSONALE

Per uno Schema di Certificazione già attivo in ICEP, personale già certificato con altri Organismi di Certificazione del personale accreditati o riconosciuti a livello internazionale può presentare Richiesta di Certificazione ad ICEP chiedendo il trasferimento della propria competenza già certificata. In questo caso, il processo di certificazione, previa verifica da parte della figura designata da ICEP, della uniformità dei criteri e dei requisiti tra lo Schema di Certificazione di ICEP e quello di provenienza, segue un iter semplificato, ovvero un’analisi documentale e una verifica mirata ai macro requisiti da soddisfare.

La figura designata da ICEP verificherà se i requisiti previsti dallo Schema di Certificazione, relativamente alla certificazione posseduta, soddisfano quelli previsti dal presente Regolamento e dallo Schema di Certificazione ICEP equivalente.

Il processo di certificazione è quello già illustrato al p.to 4.del presente Regolamento. 

In ogni caso ICEP si riserva il diritto di accettare o meno la Richiesta di Certificazione, in quest’ultimo caso motivando il diniego al Richiedente il trasferimento della certificazione delle competenze posseduta.

9. RINUNCIA, SOSPENSIONE E REVOCA DELLA CERTIFICAZIONE

9.1. Rinuncia

Il personale certificato può rinunciare alla certificazione delle proprie competenze nei seguenti casi:

1. a) nel caso non accetti eventuali variazioni del presente Regolamento se sostanziali;
2. b) nel caso non accetti variazioni del Listino Prezzi Certificazione del Personale in modalità non contemplata dal Listino Prezzi in vigore al momento della Richiesta di Certificazione;
3. c) nel caso non accetti eventuali variazioni introdotte da ICEP nello Schema di Certificazione cui si riferisce la propria certificazione;
4. d) in qualsiasi momento a seconda delle proprie esigenze.

Nei casi a), b) e c) il personale deve comunicare per iscritto (mail o fax) la propria decisione entro tre mesi dalla data di notifica delle variazioni da parte di ICEP.

A seguito della rinuncia, il personale fino a quel momento certificato si impegna a:

• restituire il Certificato di Competenza;
• non dichiarare più il possesso della certificazione delle competenze ed eliminare da tutti i documenti ogni riferimento o simbolo relativo alla certificazione ICEP precedentemente posseduta;
• cessare immediatamente l’utilizzo del certificato e/o logo e/o marchio di certificazione e la distribuzione di ogni materiale che lo riproduca (incluso sito web, e-mail, ecc.).

Al ricevimento della rinuncia da parte del personale certificato ICEP provvede immediatamente:

• all’annullamento del Certificato di Competenza;
• alla cancellazione della persona, per la certificazione della competenza oggetto di rinuncia, dal Registro del Personale Certificato dandone evidenza pubblica nelle forme ritenute al momento più opportune.

Relativamente al Contratto di Certificazione nei casi a), b) e c) lo stesso si intende risolto al momento della comunicazione della rinuncia e nulla sarà dovuto ad ICEP fatto salvo le spettanze maturate fino al momento della rinuncia che, se non già fatturate, ICEP provvederà a fatturare a totale saldo delle proprie spettanze per lo Schema di Certificazione oggetto della rinuncia.

Relativamente al Contratto di Certificazione nel caso d) lo stesso si intende comunque risolto al momento della comunicazione della rinuncia, tuttavia ICEP fatturerà a saldo delle proprie competenze l’onorario di euro 250,00 (oltre IVA se prevista) stimato a forfait non come penale ma per la remunerazione dei servizi ancora da erogare legati alle attività di annullamento del Certificato di Competenze e cancellazione della persona dal Registro del Personale Certificato con la successiva evidenza pubblica dell’annullamento. 

ICEP provvederà ad inviare comunicazione scritta, anche a mezzo mail richiamando la volontà della persona certificata alla rinuncia.

9.2. Sospensione

La validità della certificazione può essere sospesa dalla Direzione di ICEP nei seguenti casi:

1. a) se il personale certificato ha fatto un uso scorretto o improprio del certificato e/o logo e/o marchio di certificazione non attuando le azioni correttive richieste da ICEP;
2. b) se il personale certificato, a seguito di motivati reclami da parte di clienti e/o parti terze interessate, non ha messo in atto idonee azioni correttive richieste da ICEP;
3. c) se il personale certificato non invia, in occasione delle fasi di sorveglianza annuale, la documentazione prevista dal proprio Schema di Certificazione o invia documentazione non corretta;
4. d) insolvenza;
5. e) mancato completamento iter di accreditamento di ICEP;
6. f) sospensione, revoca accreditamento ICEP;

La sospensione è comunicata al personale certificato per iscritto a mezzo mail o fax, precisando le condizioni per il ripristino della certificazione ed il termine entro il quale devono essere soddisfatte.

Nel periodo di sospensione, la persona certificata non può usare il certificato e/o il logo e/o il marchio di certificazione sulla documentazione, né utilizzare in qualsiasi forma il Certificato di Competenza. La sospensione può anche essere conseguenza di un accordo tra persona certificata ed ICEP; in ogni caso viene formalmente notificata da ICEP a mezzo mail o fax.

La sospensione viene revocata solo dopo che ICEP abbia accertato il rispetto dei requisiti previsti dallo Schema di Certificazione prescelto.

Lo status di Certificato di Competenza sospeso viene inserito nel Registro del Personale Certificato per tutto il periodo della sospensione.

La sospensione non varia il periodo di validità della certificazione rilasciata.

Gli onorari previsti dal Listino Prezzi Certificazione del Personale per il mantenimento della certificazione sono comunque interamente dovuti ad ICEP.

In caso di sospensione non ripristinata di una certificazione, ICEP attiverà la procedura di Revoca come indicato al punto 9.3.

9.3.  Revoca

La revoca della certificazione è deliberata dal Reviewer Certificazione, o può nei casi di urgenza essere decisa direttamente dalla Direzione di ICEP e poi ratificata dal Comitato di Indipendenza ed Imparzialità nel corso della prima riunione utile.

La revoca è decisa ed è comunicata per iscritto, a mezzo mail o fax, al personale certificato nei seguenti casi:

1. a) quando le cause che hanno determinato la sospensione del Certificato di Competenza non vengano rimosse entro il limite massimo di sei mesi;
2. b) in presenza di accertata violazione del codice deontologico contenuto nel presente Regolamento;
3. c) accertata non osservanza, di quanto disposto nel presente Regolamento;
4. d) frequenti inosservanze degli impegni assunti, anche in forma non grave;
5. e) condanna giuridica di primo grado per fattori legati alla certificazione delle competenze posseduta;
6. f) per invio di documentazione falsa e/o contraffatta;
7. g) per non appropriato uso della certificazione e/o del logo e/o del marchio di certificazione;
8. h) per morosità prolungata nei pagamenti dei servizi di ICEP;
9. i) per ogni altro serio motivo a giudizio insindacabile della Direzione di ICEP.

A seguito della revoca, la persona si impegna a:

• restituire l’originale del Certificato di Competenza;
• non utilizzare il Certificato di Competenza in qualsiasi forma e cessare immediatamente l’utilizzo del logo e/o marchio di certificazione eliminando da tutti i documenti ogni riferimento o simbolo relativo alla certificazione delle competenze precedentemente posseduta.

La revoca fa si che ICEP debba:

• cancellare il personale certificato dal Registro del Personale Certificato per la specifica competenza oggetto di ritiro dandone evidenza pubblica nei modi ritenuti più opportuni.

La revoca della certificazione comporta anche la comunicazione del provvedimento, da parte di ICEP, ad altri organismi di controllo riconosciuti se applicabile nello Schema di Certificazione prescelto.

In caso di revoca della certificazione, ICEP provvederà ad inviare comunicazione scritta, anche a mezzo mail, alla persona certificata.

10. NOTIFICHE

Il Reviewer Certificazione, terminate le attività di verifica e valutazione svolte espressamente in fase di sorveglianza e/o rinnovo, se rileva degli scostamenti rispetto ai requisiti specificati nello Schema di Certificazione e/o note dal processo di verifica e/o in presenza di reclami e/o altro a carico del personale certificato notifica le azioni necessarie e/o le richieste di chiarimenti a mezzo mail e/o fax indicando i termini esatti entro il quale il personale certificato deve fornire evidenza delle attuazione delle azioni prescritte e/o i chiarimenti richiesti.

Le notifiche vengono formalizzate in forma scritta a mezzo mail o fax allo scopo di determinare con date certe gli eventuali periodi di preavviso in riferimento alla possibilità di sospensione o di revoca della certificazione delle competenze possedute.

11. RECLAMI, RICORSI, APPELLI E CONTENZIOSI

Ricorsi, reclami e contenziosi, pervenuti con qualsiasi mezzo, vengono raccolti secondo la loro tipologia: ricorsi (istanze dirette per ottenere la tutela di un diritto o di un interesse), reclami (protesta o lamentela), appelli (non accettazione di una decisione), contenziosi (insieme di controversie sussistenti tra ICEP e il personale certificato).

11.1. Reclami

Il personale certificato potrà presentare reclamo a ICEP in forma scritta nel caso ritenga che la qualità del servizio di certificazione, mantenimento o rinnovo offerto non risponda a quanto dichiarato nel presente regolamento. Chiunque poi potrà presentare reclamo ad ICEP in relazione al proprio personale certificato.

Il reclamo dovrà essere presentato ad ICEP con qualsiasi modalità (e-mail o fax o per posta) ma sempre in forma scritta riportando esattamente l’oggetto del reclamo e i riferimenti chiari ad evidenze oggettive che supportino il reclamo stesso, i reclami non possono essere anonimi. In mancanza degli elementi di cui al presente comma il reclamo non verrà preso in carico da ICEP e nessuna risposta è dovuta a chi ha presentato il reclamo stesso.

Il reclamo è portato sempre all’attenzione del Responsabile del Sistema di Gestione che, verificata la completezza delle informazioni e la presenza di tutte le informazioni necessarie, decide sulla fondatezza dello stesso verificando anche se riguarda le proprie attività di certificazione. In ogni caso provvede ad avviare apposita azione correttiva al fine di garantire tracciabilità e corretta registrazione di ogni fase del processo di trattamento che dovrà essere costruttivo, imparziale e tempestivo. Al termine del processo di gestione che è previsto – salvo casi particolari – abbia una durata di non oltre 5 giorni lavorativi, ICEP comunica in forma scritta ed in qualsiasi modalità (e-mail, fax, posta) avviso formale della fine del processo di trattamento o, in mancanza, aggiorna il reclamante sullo stato di avanzamento del reclamo stesso. In ogni fase del processo di trattamento del reclamo stesso ICEP garantisce che non intervenga personale coinvolto nell’oggetto del reclamo stesso.

Infine, laddove il reclamo riguardi una persona certificata ICEP notificherà per iscritto a quest’ultima la presa in carico del reclamo, eventuali richieste di chiarimenti o commenti in relazione al reclamo, lo stato di avanzamento e la fine del processo di trattamento del reclamo stesso garantendo – nei termini di legge – eventuali necessità di riservatezza.

11.2. Ricorsi ed appelli

Il personale certificato può fare ricorso contro le decisioni di ICEP, esponendo le ragioni del dissenso, entro 5 giorni lavorativi dalla data di notifica della decisione. Il ricorso o appello è la segnalazione di non accettazione di una decisione presa da ICEP e deve essere presentata ad ICEP, pena la non presa in carico, sempre in forma scritta con qualsiasi modalità (e-mail, fax, posta) allegando allo stesso ogni evidenza oggettiva a supporto del ricorso presentato avverso alla decisione ICEP.

ICEP ricevuto il ricorso / appello si impegna ad esaminarlo entro 10 giorni lavorativi dalla sua presentazione, sentendo eventualmente il personale certificato e/o altri soggetti coinvolti.

Il ricorso preso in carico è portato all’attenzione direttamente del CEO di ICEP che, sentito il Responsabile del Sistema di Gestione (valutando quindi anche i risultati di eventuali precedenti ricorsi similari), avvia un’azione correttiva e decide sulla fondatezza, sul trattamento dello stesso e quindi sulla necessità di ri-esaminare o meno una decisione presa. Nel caso in cui il ricorso o appello è ritenuto fondato il CEO provvede ad assegnare ad altro Esaminatore e/o Reviewer il dossier al fine di arrivare ad una nuova decisione ICEP che potrà essere avversa o no al ricorrente. Il coinvolgere personale diverso rispetto a quello coinvolto nel ricorso garantisce che ogni ricorso è trattato da ICEP in maniera costruttiva ed imparziale evitando ogni possibile azione discriminatoria nei confronti del ricorrente.

ICEP provvede sempre e comunque in forma scritta e con qualsiasi mezzo (e-mail, fax o posta) a notificare al ricorrente la ricezione, lo stato di avanzamento e l’esito del ricorso stesso.

Ogni spesa relativa al ricorso / appello rimane a carico del personale certificato che lo ha promosso, salvo i casi di riconosciuta fondatezza.

11.3. Contenziosi

Qualsiasi controversia nascente dall’applicazione del presente Regolamento sarà deferita ad un collegio arbitrale che avrà sede in Bratislava – SK e che sarà composto di tre arbitri:

• uno nominato da ICEP;
• uno dal personale certificato;
• il terzo (con funzioni di presidente) nominato dai primi due in accordo tra loro o, se in disaccordo, dal Presidente della Camera di Commercio Italo-Slovacca, il quale sarà competente a nominare anche l’arbitro per quella parte che, invitata a nominare il proprio arbitro abbia omesso di provvedervi entro trenta giorni dal ricevimento della comunicazione di nomina inviata dall’altra parte.

Il collegio fisserà le norme di procedura in relazione alla particolare natura della controversia, restando obbligatoria la sola osservanza del principio del contraddittorio.

Gli arbitri decideranno secondo il diritto entro novanta giorni dalla data del verbale di costituzione del collegio. Le spese dell’arbitrato saranno a carico del soccombente.

11.3.1. Legge applicabile e Foro competente

Il presente Regolamento ed il Contratto di Certificazione sono soggetti alla legge della Repubblica Slovacca.

Foro competente: Bratislava – SK.

12. LISTINO PREZZI

Il Listino Prezzi che fissa gli onorari per il servizio di certificazione svolto da ICEP è approvato dalla Direzione e ratificato dal Comitato di Indipendenza ed Imparzialità di ICEP.

Il Listino Prezzi è suscettibile di eventuali variazioni oltre quelle dovute all’adeguamento all’inflazione. In caso di variazione, il nuovo Listino Prezzi è comunicato a tutto il personale certificato almeno trenta giorni prima della data prevista di entrata in vigore. Il personale certificato potrà esercitare il diritto di rinuncia alla certificazione delle proprie competenze entro tre mesi dalla data di notifica della variazione, in caso di mancata accettazione del nuovo listino sarà cura di ICEP procedere con l’iter di sospensione/revoca del certificato alla scadenza anche intermedia.

13. CONSENSO AL SUB APPALTO

Il richiedente i servizi di certificazione ICEP è, fin dal momento della sottoscrizione della Richiesta di Certificazione, a conoscenza del fatto che ICEP per l’esecuzione di ogni attività di prevista dal proprio sistema di gestione ha facoltà di servirsi di personale e/o organizzazioni esterne in possesso dei prescritti requisiti di competenza, idoneità, indipendenza e assenza di conflitti d’interesse in relazione ai quali ICEP assume e mantiene la piena responsabilità per ogni attività subappaltata, nonché per concedere, mantenere, estendere, ridurre, sospendere o revocare la certificazione.

In relazione a quanto sopra ed in mancanza di esplicite osservazioni in senso contrario, da riportare all’interno della Richiesta di Certificazione, si ritiene acquisito il consenso del richiedente al subappalto di dette attività.

14. RISERVATEZZA ED ASSENZA DI CONFLITTO D’INTERESSE

ICEP salvo consenso del Richiedente (e/o del personale certificato) o disposizioni di legge e del presente Regolamento o per ordine dell’Autorità giudiziaria, si impegna a mantenere la riservatezza delle informazioni personali e/o collegate di cui verrà eventualmente in possesso nel corso della durata del Contratto di Certificazione.

Nel caso in cui intervengano prescrizioni legislative, in base alle quali informazioni debbano essere rese note a terzi, ICEP metterà al corrente la persona delle informazioni da fornire.

Tutto il personale coinvolto nelle attività di certificazione in nome e per conto di ICEP non può avere avuto alcun tipo di interesse commerciale legato ai richiedenti i servizi di certificazione per un minimo di tre anni prima e dopo l’erogazione del servizio, a tal fine si faccia riferimento alla Richiesta di Certificazione e all’Accordo di Riservatezza.

15. REGOLAMENTO D’USO DI CERTIFICATO E/O LOGHI E/O MARCHI DI CERTIFICAZIONE

Tutti i documenti ed i loghi e/o marchi di certificazione rilasciati da ICEP anche se intestati al Richiedente / personale certificato restano di esclusiva proprietà di ICEP in quanto vengono concessi esclusivamente in licenza d’uso remunerata dagli onorari fissati nel Listino Prezzi in vigore alla sottoscrizione della Richiesta di Certificazione.

Il Certificato di Competenza rilasciato da ICEP può essere ingrandito o ridotto a condizione che sia sempre chiaramente leggibile e non ne vengano alterati i contenuti e/o la struttura.

Il logo e/o il marchio di certificazione ICEP può essere altresì ingrandito o ridotto a seconda della grandezza del nome e cognome del personale certificato a cui si decide di affiancarlo mantenendone però le giuste proporzioni e purché accompagnato sempre dall’indicazione dello Schema di Certificazione a cui è riferito con il livello / grado laddove lo Schema di Certificazione lo preveda.

 Il logo e/o marchio di certificazione ICEP affiancato al nome e cognome del personale certificato ed accompagnato dalle informazioni di cui sopra non può avere dimensioni maggiori di esso che possano creare confusione o trasmettere messaggi fuorvianti.

Il logo e/o il marchio di certificazione ICEP, mantenendo le giuste proporzioni, può essere riprodotto soltanto in bianco e nero o nei colori originali, è espressamente vietata ogni altra variazione.

A titolo esemplificativo la superficie del logo/marchio deve rispettare una proporzione pari al 50% della superficie del cognome e nome.

Il logo e/o marchio di certificazione ICEP può essere utilizzato solo se il personale certificato è in possesso della certificazione ICEP in corso di validità e se rispetta il presente Regolamento e ulteriori disposizioni di ICEP che dovessero intervenire successivamente.

Il logo e/o marchio di certificazione ICEP può essere utilizzato su biglietti da visita, buste, carta intestata, siti web, presentazioni e proposte d’affari, brochure, fiere e pubblicità, fatture, stampe commerciali, fax, e-mail, ecc..

L’utilizzo del logo e/o del marchio di certificazione ICEP cessa in caso di rinuncia, sospensione o revoca della certificazione, in tal caso il professionista sarà obbligato a eliminare lo stesso da tutti i documenti (compreso siti web e documenti già stampati).

L’utilizzo del logo e/o marchio di certificazione ICEP risulta non corretto se è tale da trarre in inganno i potenziali fruitori delle prestazioni professionali o dei servizi del professionista e inoltre se la certificazione non è stata ufficialmente concessa o è stata sospesa, revocata o se è stata utilizzata per attività diverse da quelle per cui è stata rilasciata.

Il certificato ed il logo e/o marchio di certificazione ICEP possono essere utilizzati solamente per la competenza certificata e quindi riferito soltanto ad uno o più Schema di Certificazione con il relativo livello/grado se previsto dallo schema.

Il personale certificato deve inoltre:

• sottoporre ad ICEP il controllo del materiale pubblicitario dove compare il logo e/o marchio di certificazione ICEP, al fine di ottenere l’autorizzazione al lancio in presenza di qualsiasi dubbio circa la legittimità dell’uso, si veda in tal senso modello carta intestata uso loghi e marchio PCG – Pagina Campione;
• indicare sul documento (cartaceo e/o elettronico) recante il logo e/o il marchio di certificazione ICEP, il grado di competenza – se previsto dallo schema – a  cui fa riferimento la certificazione delle competenze per il singolo Schema di Certificazione;
• tenere a disposizione di ICEP una copia di tutto il materiale recante il logo e/o il marchio di certificazione ICEP;
• non usare la certificazione in modo tale da usare discredito ad ICEP e non fare alcuna dichiarazione riguardante la certificazione che possa essere considerata ingannevole o non autorizzata da parte di ICEP,
• non usare la certificazione in modo ingannevole.

ICEP provvederà al controllo del corretto uso del certificato e/o del logo e/o del marchio di certificazione ICEP durante le attività di sorveglianza e monitoraggio annuale e nel caso venga a conoscenza di un uso improprio degli stessi oltre quanto previsto dal presente Regolamento si riserva il diritto di adire la competente autorità giudiziaria per azioni di risarcimento danni.

16. CODICE DEONTOLOGICO

I richiedenti o il personale certificato ICEP si impegnano a:

• rendere noto a tutti coloro ne facessero richiesta i contenuti del presente codice deontologico;
• rispettare il presente Regolamento e quanto previsto per lo schema di certificazione richiesto;
• non compiere azioni lesive, di qualsiasi natura, nei confronti dell’immagine e/o degli interessi di Persone, Organizzazioni, Enti, ecc., interessati alla certificazione della propria competenza, nonché nei confronti di ICEP;
• fornire piena collaborazione a qualsiasi inchiesta di informazioni su infrazioni del presente Codice avviata da Organismi di accreditamento e/o da ICEP per gestire eventuali reclami;
• soddisfare tutti gli impegni assunti con formale lettera di incarico vedasi modello CR per collaboratori esterni e contratto di lavoro per i collaboratori interni di ICEP;
• conservare una registrazione di tutti i reclami ricevuti permettendo ad ICEP l’accesso a dette registrazioni, entro 10 giorni lavorativi dal ricevimento del reclamo, inviare comunicazione scritta a mezzo mail o fax con copia del reclamo stesso ad ICEP;
• non effettuare attività promozionali che possano indurre terzi ad una non corretta interpretazione del significato delle certificazioni  ICEP possedute;

• comportarsi sempre nell’esecuzione delle proprie attività sempre in modo scrupolosamente leale ed indipendente da condizionamenti di qualsiasi natura che possano influenzare il proprio operato e quello del personale di cui si è, eventualmente, responsabili;
• fare presente al proprio Cliente qualsiasi conflitto di interesse che possa esistere in ordine alla prestazione professionale relativa alla certificazione, prima di assumere qualsiasi incarico professionale;
• mantenere l’assoluta riservatezza verso terzi (segreto professionale) sulle informazioni di qualsiasi natura ottenute durante la prestazione professionale e fatti comunque salvi i requisiti di legge;
• rispettare tutte le leggi vigenti ed anche il codice deontologico di ordini e/o albi professionali di cui si fa parte oltre ICEP.

17. INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ED AUTORIZZAZIONE ALL’USO

ICEP S.r.o. (in seguito, “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento dei dati, desidera informarLa che i dati da Lei forniti, saranno trattati secondo liceità, correttezza e trasparenza da Icep S.r.o. e saranno, altresì, limitati a quanto necessario rispetto alle finalità̀ di seguito descritte nella presente informativa. A tal fine Icep S.r.o., ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n.2016/679 (in seguito, “GDPR”), Le fornisce le seguenti informazioni.

Finalità e basa giuridica del trattamento:

I suoi dati saranno trattati per le seguente finalità:

• Finalità A. senza il Suo consenso per adempiere al contratto in essere tra Lei e la Icep S.r.o.;
• Finalità B. senza il Suo consenso per eventuali comunicazioni a Enti pubblici preposti, destinatari per legge, regolamenti e/o per assolvere ad un obbligo di legge per la partecipazione a bandi e/o gare;
• Finalità C. con il Suo consenso al fine di procedere alla pubblicazione e diffusione dei dati relativi alla Sua identità fisica, quale il Suo ritratto eventualmente contenuto in foto e/o video, su sito internet aziendale (www.icepsro.net), social network (es.: facebook, twitter) o su strumenti cartacei (giornali, brochure) per attività informative e promozionali.

Destinatari dei Dati

I dati raccolti potranno essere comunicati a destinatari che tratteranno i dati in qualità di Responsabili esterni e/o di persone fisiche che agiscono sotto l’autorità del Titolare e dei Responsabile esterni (incaricati). Inoltre i Suoi dati potranno essere comunicati a Organismi di vigilanza, Autorità giudiziarie nonché a tutti gli altri soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle suddette finalità. I dati relativi alla Sua identità fisica, quale il Suo ritratto eventualmente contenuto in foto e/o video, potranno essere pubblicati e/o su sito internet aziendale (www.icepsro.net), social network (es.: facebook, twitter) o su strumenti cartacei (giornali, brochure) per attività informative e promozionali.

Periodo di conservazione

I suoi dati personali saranno conservati per tutto il periodo del rapporto contrattuale fra Lei e Icep S.r.o. e, a conclusione del rapporto lavorativo, per altri dieci anni. I suoi dati per le finalità C saranno, altresì, conservati per un periodo non superiore a cinque anni.

Diritti dell’interessato 

In qualità di interessato al trattamento dei dati personali Lei ha il diritto di chiedere al titolare:

– l’accesso ai dati personali (tipo di dati, finalità, ecc.);

– la rettifica o alla cancellazione dei dati;

– la limitazione al trattamento;

– portabilità dei dati;

– l’opposizione al trattamento.

Tali richieste devono essere presentate al Titolare, contattandolo al seguente indirizzo e-mail: icep@iceponline.com

In qualità di interessato Lei ha, inoltre, il diritto di proporre un reclamo all’Autorità garante.

Obbligo di comunicazione dati

Le comunicazione dei Suoi dati anagrafici per le finalità A e B descritte al p.to “Finalità e basa giuridica del trattamento”, oltre ad essere un requisito necessario per la conclusione e/o la gestione del contratto, è un obbligo legale. La mancata comunicazione di tali dati implicherebbe per Icep S.r.o. l’impossibilità di procedere al puntuale adempimento degli obblighi di legge e/o contrattuali al non permettendo, quindi, il perfezionamento o il mantenimento in essere del contratto tra Lei e Icep S.r.o. Il consenso per le finalità C è facoltativo; pertanto, un Suo eventuale rifiuto non pregiudica il perfezionamento o il mantenimento in essere del rapporto contrattuale tra Lei e Icep S.r.o..

Revoca del Consenso

Lei potrà revocare il Suo consenso rilasciato per le finalità C in ogni momento, contattando il seguente indirizzo e-mail: icep@iceponline.com.

Processo Automatizzato

I Suoi dati non saranno in alcun caso sottoposti ad un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Titolo: Regolamento CER Rev:

V12 – 07 Gen 21

Responsabile: Responsabile del Sistema di Gestione